Tipps zum Verfassen von Geschäftsanforderungsdokumenten (2024)

Die Grundlage eines erfolgreichen Projekts ist ein gut verfasstes Geschäftsanforderungsdokument (BRD). Der BRD beschreibt die Probleme, die das Projekt zu lösen versucht, und welche Ergebnisse das Projekt erzielen muss.

Wenn es gut gemacht ist, steuert das Geschäftsanforderungsdokument das Projekt und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Allerdings kann die Anforderungsdokumentation leicht unklar und unorganisiert werden, was dazu führen kann, dass ein Projekt schnell aus der Bahn gerät.

Befolgen Sie diese Tipps zum Verfassen eines perfekten Geschäftsanforderungsdokuments, um Projektschleichen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihr Team den richtigen Mehrwert liefert.

Was ist ein Geschäftsanforderungsdokument?

Ein Geschäftsanforderungsdokument beschreibt die Geschäftslösung für ein Projekt (d. h. was ein neues oder aktualisiertes Produkt tun sollte), einschließlich der Bedürfnisse und Erwartungen des Benutzers, des Zwecks dieser Lösung und aller übergeordneten Einschränkungen, die sich auf eine erfolgreiche Bereitstellung auswirken könnten.

Im Wesentlichen leitet ein BRD die Stakeholder bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich Projektprioritäten, -design und -struktur, um sicherzustellen, dass das Projekt mit den Gesamtzielen des Unternehmens im Einklang bleibt.

Das BRD stellt außerdem einen Basisvertrag zwischen dem Kunden und dem Anbieter dar, in dem die Erwartungen und Leistungen für das Projekt dargelegt werden. Die BRD legt die Standards fest, um festzustellen, wann ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.

Geschäftsanforderungen vs. funktionale Anforderungen

Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden, sind die Geschäftsanforderungen nicht mit denen identischfunktionale Anforderungenfür ein Projekt. Die Geschäftsanforderungen beschreiben, welche Ergebnisse benötigt werden, aber nicht, wie diese erreicht werden.

Diese „Wie“-Informationen sollten in den funktionalen Anforderungen eines Projekts dokumentiert werden. Diese werden in der Regel in der Softwareanforderungsdokumentation für Entwicklungsprojekte dargelegt, einige Organisationen fügen jedoch einen Abschnitt zu funktionalen Anforderungen in ihre BRD ein. Diese funktionalen Anforderungen beschreiben detailliert, wie ein System funktionieren sollte, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Im Wesentlichen sind die Geschäftsanforderungen:

• Sind auf hohem Niveau.
• Beschreiben Sie das zu lösende Problem.
• Beschreiben Sie die zu erzielenden Geschäftsergebnisse.
• Beziehen Sie die Erwartungen und Ziele der Stakeholder mit ein.

Im Gegensatz dazu sind funktionale Anforderungen viel spezifischer und enger fokussiert und werden aus der Sicht des Systems geschrieben. Funktionale Anforderungen sind das Mittel zur Bereitstellung einer effektiven Lösung, die den Geschäftsanforderungen und Erwartungen für dieses Projekt entspricht. Funktionale Anforderungen:

• Erklären Sie, wie Sie die gewünschten Ergebnisse und Ziele erreichen können.
• Geben Sie eine Lösung für das zu lösende Problem detailliert an.

Bedenken Sie, dass funktionale Anforderungen unter den Lösungsanforderungen fallen. Die andere Art von Lösungsanforderungen sind nichtfunktionale Anforderungen. Der Hauptunterschied zwischen funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen besteht darin, dass funktionale Anforderungen die Merkmale und Funktionen eines Produkts umfassen sollten, während nichtfunktionale Anforderungen (auch als Qualitätsmerkmale bekannt) Produkteigenschaften beschreiben.

Anatomie eines großen BRD

Die meisten Unternehmen orientieren sich bei der gesamten Projektanforderungsdokumentation an einer Vorlage. Dies trägt dazu bei, den Dokumentationsstandard im gesamten Unternehmen aufrechtzuerhalten.

Die Struktur kann variieren, aber ein grundlegendes BRD umfasst die folgenden Abschnitte und Komponenten:

• Projektübersicht
• Projektumfang
• Identifikation der Stakeholder
• Geschäftsanforderungen
• Umfang der Lösung
• Limitierungen für das Projekt
• Qualitätskontrollmaßnahmen
• Kosten-Nutzen-Analyse

Projektübersicht

Bei einigen BRDs sind die ersten Komponenten in eine Zusammenfassung und Projektziele unterteilt. Für die Zwecke dieses Blogbeitrags bezeichnen wir die erste Komponente als Projektübersicht. Eine Projektübersicht sollte den Hintergrund und die Vision des Projekts sowie Ziele und Vorgaben enthalten.

Projektumfang

DerProjektumfangsind die Grenzen Ihres Projekts oder die Fristen, Ergebnisse und das Budget. In diesem Abschnitt können Sie definieren, was in den Umfang des Projekts fällt und was außerhalb des Umfangs liegt.

Identifikation der Stakeholder

StakeholderHat jemand ein Mitspracherecht oder Interesse an dem Projekt? Dazu können diejenigen gehören, die am Projekt arbeiten, das Projekt genehmigen, das Projekt verwalten oder Benutzer und Kunden, die vom Ergebnis des Projekts betroffen sind.

Geschäftsanforderungen

Im Abschnitt „Geschäftsanforderungen“ listen Sie die Anforderungen auf, die wir zuvor behandelt haben, z. B. das zu lösende Problem, die zu erreichenden Ergebnisse, die Erwartungen der Stakeholder usw. In diesem Abschnitt können Sie bei Bedarf auch funktionale und nicht funktionale Anforderungen angeben würde gerne.

Umfang der Lösung

Im Abschnitt „Lösungsumfang“ listen Sie aktuelle und vorgeschlagene zukünftige Zustände auf.

Limitierungen für das Projekt

DerLimitierungen für das ProjektIn diesem Abschnitt können Sie den Umfang und die Risiken des Projekts näher erläutern. Dazu können Budget, Schulungsbedarf und mehr gehören.

Qualitätskontrollmaßnahmen

QualitätskontrolleMaßnahmen sind die Methoden zur Beurteilung der Qualität Ihres Produkts. Dazu können Tests, Benchmarking und mehr gehören.

Kosten-Nutzen-Analyse

Einschließlich einesKosten-Nutzen-AnalyseDie Angabe Ihres Projekts in Ihrem BRD ist optional, kann Ihnen aber dabei helfen, die Zustimmung der Stakeholder zu erhalten. Die Analyse hilft den Beteiligten, die erwarteten Gesamtkosten mit dem erwarteten Gesamtnutzen zu vergleichen.

Einige Teams müssen je nach Bedarf und Komplexität des Projekts möglicherweise zusätzliche Abschnitte einbeziehen, z. B. eine aktuelle Bewertung, eine zukünftige Prozesskarte und Schulungsbedarf.

Die 5 besten Tipps zum Schreiben des perfekten BRD

Nachdem Sie nun verstanden haben, was ein Geschäftsanforderungsdokument leisten soll, können Sie diese Richtlinien befolgen, um sicherzustellen, dass Sie ein außergewöhnliches Dokument verfassen.

1. Üben Sie eine effektive Anforderungsermittlung

Selbst wenn Sie ein beeindruckendes BRD verfassen, wird es nicht effektiv sein, wenn Sie nicht alle erforderlichen Anforderungen identifiziert und dokumentiert haben. Um sicherzustellen, dass Ihr BRD vollständig und kohärent ist, müssen Sie geeignete Erhebungsmethoden anwenden.

Ein Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (besser bekannt als BABOK Guide) listet neun primäre Erhebungsmethoden auf:

• Brainstorming
• Dokumentenanalyse
• Schnittstellenanalyse
• Schwerpunktgruppen
• Prototyp entwickeln
• Anforderungsworkshops
• Interviews
• Überwachung
• Umfragen

Sie könnten alle neun oder einige wenige verwenden, aber Sie müssen sicherlich mehrere Ansätze integrieren, um einen umfassenden Satz von Anforderungen zu erfassen.

Unabhängig davon, welche Methoden Sie verwenden, beachten Sie die folgenden Tipps zur Verbesserung Ihres Erhebungsprozesses.

Erfassen Sie kontinuierlich Anforderungen

Während Sie Anforderungen normalerweise zu Beginn des Projektlebenszyklus erfassen, sollten Geschäftsanalysten offen dafür sein, bei Bedarf neue Anforderungen zu identifizieren und zu dokumentieren. Es kann verlockend sein, neue Informationen unter den Teppich zu kehren, wenn Sie die Anfangsphase des Projekts bereits hinter sich haben. Das Endprodukt wird jedoch besser sein, wenn Sie alle erforderlichen Anforderungen konkretisiert haben – auch wenn diese später im Spiel hinzugefügt wurden.

Lernen Sie Ihre Stakeholder kennen

Bauen Sie eine Beziehung zu Ihren Stakeholdern aufund erfahren Sie, wie sie funktionieren. Passen Sie Ihre Erhebungsmethoden an ihren Stil oder ihre bevorzugte Methode an. Indem Sie Ihre Methoden an die Person anpassen, können Sie Anforderungen effektiver erfassen.

Seien Sie immer vorbereitet

Kommen Sie zu Stakeholder-Meetings, bereiten Sie Fragen an andere vor und geben Sie sogar Antwortvorschläge. Das Anbieten von Optionen kann dazu führen, dass die Gruppe ein Brainstorming durchführt und das Problem strategischer durchdenkt.

2. Verwenden Sie eine klare Sprache ohne Fachjargon

Anforderungsdokumente sind oft lang und textlastig. Um Verwirrung oder Fehlinterpretationen zu vermeiden, verwenden Sie eine klare Sprache ohne Fachjargon. Bedenken Sie, dass dieses Dokument von mehreren Beteiligten verwendet wird und nicht alle technisch versiert sind. Indem Sie Ihre Sprache klar halten, können Sie sicherstellen, dass jeder sie verstehen kann.

Wenn Sie Fachjargon oder andere Fachbegriffe einfügen müssen, fügen Sie diese unbedingt einem Projektwörterbuchabschnitt im Dokument hinzu. Dieser Abschnitt kann als nützliche Referenz für alle ungewöhnlichen Begriffe im gesamten Dokument dienen, damit niemand die Anforderungen falsch versteht.

3. Recherchieren Sie frühere Projekte

Eine gute Möglichkeit, Ihren Dokumentationsprozess anzukurbeln, besteht darin, ähnliche Projekte zu recherchieren, die Ihr Unternehmen in der Vergangenheit abgeschlossen hat.

Sehen Sie sich die Dokumentation dieser Projekte an und nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Anforderungen und andere wichtige Punkte zu identifizieren, die Sie in Ihr eigenes BRD aufnehmen können. Diese Projekte können Ihrem Team auch dabei helfen, bestimmte Anforderungen auf der Grundlage erfolgreicher Ergebnisse der Vergangenheit zu rechtfertigen.

4. Validieren Sie die Dokumentation

Wenn Sie mit dem Schreiben des Anforderungsdokuments fertig sind, lassen Sie es von einem Fachexperten und den Projektbeteiligten überprüfen. Dies ist die Zeit für alle, die Informationen zu überprüfen und Feedback oder Korrekturen anzubieten.

Dieser Schritt ist entscheidend für die Schaffung eines erfolgreichen BRD. Ohne sie laufen Sie Gefahr, wichtige Anforderungen zu übersehen oder kritische Fehler zu hinterlassen, die Ihr Projekt aus der Bahn werfen könnten.

5. Fügen Sie visuelle Elemente hinzu

Obwohl BRDs in der Regel textlastig sind, spielen visuelle Elemente eine wichtige Rolle bei der Darstellung und Verdeutlichung von Informationen und machen das Dokument benutzerfreundlicher. Brechen Sie Textwände mit Datenvisualisierungen wie Prozessabläufen und Umfangsmodellen auf.

Eines der gebräuchlichsten Diagramme für eine BRD ist dasGeschäftsprozessdiagramm. Dieses Diagramm visualisiert einen Workflow-Prozess und wie er sich auf Ihre Geschäftsanforderungen bezieht. Je nachdem, wie komplex Ihre Dokumentation ist, können Sie das Prozessdiagramm verwenden, um Prozesse auf hoher Ebene darzustellen oder einen Drilldown in umfassendere und detailliertere Prozesse für mehrere Anforderungsabschnitte durchzuführen.

Dokumentvorlagen für Geschäftsanforderungen

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In dieser Vorlage können Sie Abschnitte, Unterabschnitte, Details und Fristen entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen ausfüllen.

Eine weitere Vorlage, die Sie verwenden können, ist dieBRD-Beispielvorlage.